Mitglieder-Newsletter im Verein: Einladung zur Mitgliederversammlung, Termine und Video

Muster: Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail

Ob Sie per E-Mail einladen dürfen und mit welcher Frist, steht in Ihrer Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB). Die Tagesordnung gehört in die Einladung: Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wurde (§ 32 Abs. 1 BGB). Bei einer hybriden oder virtuellen Versammlung muss die Einladung angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können (§ 32 Abs. 2 BGB).

• Einladung zur Mitgliederversammlung am [Datum]
• Mitgliederversammlung [Jahr]: Einladung und Tagesordnung

Liebe Mitglieder,

hiermit lädt der Vorstand gemäß § [Nr.] der Satzung zur ordentlichen Mitgliederversammlung ein.

Termin: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr
Ort: [Vereinsheim / Adresse]
[Online-Teilnahme: über [Plattform]. Den Zugangslink und die Hinweise zur Abstimmung erhalten Sie [bis Datum / per E-Mail]. Ihre Mitgliedsrechte üben Sie online so aus: [Ablauf].]

Tagesordnung
1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Bericht des Vorstands
3. Bericht der Kassenprüfer
4. Entlastung des Vorstands
5. Wahlen: [Ämter]
6. Beschluss über [z. B. Beitragsordnung / Satzungsänderung § [Nr.]]
7. Anträge
8. Verschiedenes

Anträge zur Tagesordnung reichen Sie bitte bis [Datum] beim Vorstand ein: [E-Mail-Adresse].
[Unterlagen, z. B. Haushaltsplan oder Text der Satzungsänderung: [Link zum Mitgliederbereich / im Anhang]]

Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme.

Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Funktion]
für den Vorstand des [Verein] e. V.

Muster: Termine und Neuigkeiten für Mitglieder

Der regelmäßige Mitglieder-Newsletter sammelt, was ansteht. Halten Sie ihn kurz und verlinken Sie die Einzelheiten auf Ihrer Vereinswebsite.

• Vereinsnews [Monat]: Termine, Training, Arbeitseinsatz

Liebe Mitglieder,

das steht im [Monat] an:

Termine
- [Datum]: [Veranstaltung / Turnier / Konzert]
- [Datum]: Arbeitseinsatz am [Ort], Helfer bitte bis [Datum] melden: [Link]
- [Datum]: Vorstandssitzung (Themen und Anträge an [E-Mail])

Aus dem Verein
- [Neuigkeit 1, z. B. neue Trainingszeiten ab [Datum]]
- [Neuigkeit 2, z. B. Glückwunsch an [Mannschaft / Gruppe], mit Einverständnis]

Video des Monats
[Ein Satz zum Video] – ansehen auf unserer Website: [Link]

Viele Grüße
[Name], [Funktion]
[Verein] e. V.

---
[Verein] e. V., [Straße Hausnummer], [PLZ] [Ort]
Vertreten durch den Vorstand: [Namen]
Registergericht: [Amtsgericht], [VR-Nummer]
Sie erhalten diese E-Mail als Mitglied des [Verein] e. V.
Vom Newsletter abmelden: [Abmeldelink]

Mitglieder-Newsletter oder Spender-Newsletter?

Der Mitglieder-Newsletter informiert über das Vereinsleben: Termine, Beschlüsse, Training, Arbeitseinsätze, Feste. Er geht an die Mitglieder auf Ihrer Mitgliederliste.

Ein Newsletter an Spender, Förderer oder Interessenten, der um Spenden bittet oder für Angebote wirbt, folgt den Regeln für Werbung. Halten Sie beide Listen getrennt und schicken Sie werbende Inhalte nur an Empfänger mit Einwilligung.

Einladung zur Mitgliederversammlung: was das BGB verlangt

• Die Satzung soll regeln, unter welchen Voraussetzungen die Mitgliederversammlung zu berufen ist, und die Form der Berufung (§ 58 Nr. 4 BGB). Sieht Ihre Satzung eine schriftliche Einladung vor, prüfen Sie vor dem E-Mail-Versand, ob E-Mail genügt, oder passen Sie die Satzung an.
• Nennen Sie jeden Beschlussgegenstand in der Einladung. Sonst ist der Beschluss nicht gültig (§ 32 Abs. 1 BGB). Bei Satzungsänderungen geben Sie den Inhalt der Änderung an.
• Hybride Versammlungen kann die Einladung vorsehen; die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen virtuell stattfinden. Die Einladung muss dann angeben, wie die Rechte elektronisch ausgeübt werden (§ 32 Abs. 2 BGB).
• Ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 32 Abs. 3 BGB). Textform ist eine lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail (§ 126b BGB).
• Bewahren Sie die versendete Einladung und die Empfängerliste auf, damit Sie die ordnungsgemäße Einladung belegen können.
• Die Regeln in diesem Abschnitt stammen aus dem deutschen BGB. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vereinsgesetze; dort sind ebenfalls Ihre Statuten maßgeblich.

Themen für den Mitglieder-Newsletter

• Termine: Training, Spiele, Proben, Ausfahrten, Feste
• Arbeitseinsätze und Helferlisten
• Beschlüsse und Neues aus dem Vorstand
• Beiträge, Lastschrifttermine und geänderte Bankverbindung
• Neue Mitglieder begrüßen (mit Einverständnis)
• Ergebnisse und Rückblicke mit Fotos und Videos
• Jubiläen und Ehrungen

Video im Vereins-Newsletter

Ein in die E-Mail eingebettetes Video wird in vielen E-Mail-Programmen nicht abgespielt: Gmail ersetzt das video-Element, Yahoo Mail entfernt es (laut caniemail.com). Üblich ist deshalb ein Vorschaubild oder ein kurzer Text mit Link zum Video auf Ihrer Vereinswebsite oder Ihrem Videokanal.

Für Videos von Training, Spielen oder Festen gilt dasselbe wie für Fotos: Sind Personen erkennbar, brauchen Sie deren Einwilligung (§ 22 KunstUrhG), bei Kindern die der Eltern. Klären Sie das am besten schon bei der Aufnahme.

Stellen Sie das Video in einen Beitrag auf Ihrer Website. Dann kann der Newsletter auf diesen Beitrag verlinken, und Mitglieder finden es auch später.

Datenschutz und Werbung im Verein

Für die E-Mail-Adressen der Mitglieder gilt die DSGVO. Legen Sie fest, wer im Vorstand Zugriff auf die Mitgliederliste hat, und versenden Sie an viele Mitglieder nicht im offenen Verteiler (An/CC), sondern über ein Newsletter-Tool oder in BCC.

Werbung, etwa für Angebote von Sponsoren oder Partnern, ist nicht Vereinsverwaltung. Dafür brauchen Sie in Deutschland die vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Welche Rechtsgrundlage für Ihre übrigen Mitglieder-E-Mails gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Österreich: Werbe-E-Mails brauchen die vorherige Einwilligung (§ 174 Abs. 3 TKG 2021). Ohne Einwilligung dürfen Sie nur eigene Kunden anschreiben, und nur für eigene ähnliche Produkte oder Leistungen, wenn Sie die Adresse beim Verkauf erhalten und schon dabei eine kostenlose Ablehnungsmöglichkeit angeboten haben. Schweiz: Wer Massenwerbung per E-Mail ohne vorherige Einwilligung, ohne korrekten Absender oder ohne Hinweis auf eine problemlose und kostenlose Ablehnungsmöglichkeit sendet, handelt unlauter (Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG). Eine Ausnahme gilt für Kunden, die ihre Kontaktdaten beim Kauf angegeben haben und dabei auf die Ablehnungsmöglichkeit hingewiesen wurden, und nur für eigene ähnliche Angebote.

Häufige Fragen

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