Webinar-Einladung per E-Mail: Zeitplan, Aufbau und Nachfassen

Von: Kazushi Inui (Newsletter Ready) ・ Zuletzt aktualisiert: 2026-11-01

Wer Webinare oder Seminare veranstaltet, erreicht frühere Teilnehmer und Kontakte am einfachsten über den eigenen Newsletter. Diese Seite zeigt, wann Sie welche E-Mail senden, wie eine Einladung aufgebaut ist und wie Sie nach der Veranstaltung nachfassen.

Warum Einladungen untergehen

Eine einzelne Ankündigung wird leicht übersehen. Viele E-Mails in kurzer Zeit führen dagegen zu Abmeldungen.

Wer den Zeitplan vorher festlegt, vermeidet beides: zu viele E-Mails und vergessene Erinnerungen.

Wann Sie welche E-Mail senden

3 bis 4 Wochen vorher: erste Einladung mit Thema, Termin, Zielgruppe und Anmeldung
1 bis 2 Wochen vorher: mehr Details, etwa Referenten, Lerninhalte und Stimmen früherer Teilnehmer
Einige Tage vor Anmeldeschluss: Erinnerung an alle, die sich noch nicht angemeldet haben
Am Vortag: Bestätigung an Angemeldete mit Uhrzeit, Ort oder Zugangslink und was vorzubereiten ist
Danach: Dank, Folien oder Aufzeichnung und der nächste Termin

So bauen Sie eine Einladung auf

Thema und Datum gehören in die Betreffzeile. Beginnen Sie mit ein, zwei Sätzen, für wen die Veranstaltung ist und was man mitnimmt. Danach folgen Datum, Uhrzeit, Ort oder Plattform, Kosten, Teilnehmerzahl und Anmeldeschluss.

Setzen Sie den Anmeldelink weit nach oben und noch einmal ans Ende. Ausführliche Programmpunkte und Referentenprofile bleiben auf Ihrer Veranstaltungsseite.

Was Sie zwischen den Terminen senden

Eine Zusammenfassung der letzten Veranstaltung für alle, die nicht dabei waren
Häufige Fragen der Teilnehmer mit Antworten
Eine kurze Umfrage zum nächsten Thema
Beiträge Ihrer Referenten oder Einordnungen aktueller Nachrichten
Neues aus dem Unternehmen, etwa neue Leistungen oder Bürozeiten

Worauf Sie achten sollten

Holen Sie eine Erlaubnis ein, bevor Sie Namen von Teilnehmern oder Antworten aus Umfragen veröffentlichen.
Ändern sich Termin, Ort oder Zugangslink, informieren Sie die Angemeldeten so schnell wie möglich.
Ist die Veranstaltung ausgebucht, senden Sie einen Hinweis und beenden Sie die Werbung dafür.

Rechtliche Grundlagen: UWG und DSGVO

In Deutschland ist E-Mail-Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung eine unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); das gilt auch gegenüber Unternehmen. Die Einwilligung müssen Sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Üblich ist dafür das Double-Opt-In-Verfahren. Ohne Einwilligung bleibt nur die Bestandskunden-Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG.

Jede Ausgabe braucht einen erkennbaren Absender und eine gültige Adresse für die Abbestellung, in der Praxis einen Abmeldelink. Eine passende Fußzeile erstellen Sie mit dem Fußzeilen-Generator. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Gesetze.

Bestätigung und Erinnerung zu einer gebuchten Veranstaltung gehören in der Regel zur Abwicklung der Anmeldung. Einladungen zu weiteren Veranstaltungen sind dagegen Werbung und brauchen eine Einwilligung. Wenn Sie im Anmeldeformular ein Kästchen für den Newsletter anbieten, darf es nicht vorangekreuzt sein; dokumentieren Sie den Wortlaut und den Zeitpunkt jeder Einwilligung.

Häufige Fragen

Wie viele E-Mails sollte ich für ein Webinar senden?

Üblich sind drei: Einladung, Detail-E-Mail und Erinnerung vor Anmeldeschluss. Angemeldete erhalten zusätzlich eine Erinnerung am Vortag und danach ein Dankeschön. Wer Angemeldete und Nicht-Angemeldete getrennt anschreibt, hält die Zahl der E-Mails gering.

Was sollte in der Betreffzeile stehen?

Thema und Datum. Wenn Sie zusätzlich die Zielgruppe oder den Nutzen nennen, öffnen die richtigen Leute die E-Mail.

Was sende ich nach dem Webinar?

Dank, Folien oder Aufzeichnung, eine kurze Umfrage und den nächsten Termin. Wer angemeldet war, aber nicht teilnehmen konnte, kommt mit den Unterlagen eher zum nächsten Termin.

Wie Newsletter Ready hilft

Newsletter Ready liest stündlich die News- oder Blog-Übersicht Ihrer Website oder Ihren RSS-Feed und übernimmt bis zu 10 neue Beiträge. Daraus entsteht eine Ausgabe aus bis zu 6 der neuesten, noch nicht verwendeten Beiträge.

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Absenderangaben und Abmeldelink werden automatisch eingefügt. Leser melden sich mit einem Klick ab, und Adressen mit Bounces oder Beschwerden werden gesperrt. Zu jedem Abonnenten können Sie die Rechtsgrundlage der Einwilligung erfassen.

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Quellen

Diese Seite dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.