研討會與線上講座的邀請信：何時寄、寫什麼
作者：Kazushi Inui（Newsletter Ready） ・ 最後更新：
如果您會舉辦線上研討會或講座，電子報是通知過去參加者與聯絡人下一場活動最簡單的方式。本頁說明何時寄、每封信怎麼寫，以及活動結束後如何追蹤。
活動通知為什麼容易被忽略
只寄一封通知，很容易被錯過；但在短時間內連續寄好幾封，取消訂閱的人又會變多。
事先排好寄送時程，就能避免寄太多，也不會忘記寄。
什麼時候寄
- 3～4 週前：第一次通知，說明主題、日期、適合對象與報名方式
- 1～2 週前：更詳細的介紹，例如講者、可以學到什麼、過去參加者的回饋
- 報名截止前幾天：提醒尚未報名的人
- 活動前一天：寄給已報名者，提醒時間、地點或連結，以及需要準備的東西
- 活動結束後：致謝、簡報或錄影，以及下一場的日期
邀請信的架構
主旨寫上主題與日期。開頭用一兩句話說明這場活動適合誰、能學到什麼，接著列出日期、時間、地點、費用、名額與報名截止日。
報名連結放在上方，結尾再放一次。完整議程與講者介紹放在活動頁面，用連結引導讀者。
兩場活動之間可以寄什麼
- 給沒能參加的人的上一場活動重點整理
- 參加者常問的問題與解答
- 用來決定下一場主題的簡短問卷
- 講者的文章或相關新聞的解說
- 公司消息，例如新服務或營業時間
注意事項
- 公開參加者姓名或問卷回答之前，先取得同意。
- 日期、場地或連結有變動時，盡快通知已報名者。
- 名額額滿後，寄出額滿通知並停止宣傳。
個資法的基本規則
在台灣，寄送電子報等行銷電子郵件主要受個人資料保護法規範。電子郵件地址須有蒐集依據（例如當事人同意），並在蒐集的特定目的範圍內利用；以訂閱表單蒐集時，應告知第 8 條規定的事項（蒐集者、目的、個資類別、利用期間與地區、當事人權利等）。
當事人表示拒絕行銷時，應即停止（第 20 條第 2 項）；首次行銷時，應提供拒絕的方式，費用由寄件者負擔（第 20 條第 3 項）。台灣沒有垃圾郵件專法，法律並未要求主旨標示「廣告」。頁尾可以用郵件頁尾產生器製作。
如果在報名表單加上訂閱電子報的勾選框，請告知行銷的目的，並保存當時的說明文字與每個人同意的時間。
常見問題
一場線上研討會要寄幾封宣傳信？
常見的做法是三封：第一次通知、詳細介紹與截止提醒。已報名者另外會收到前一天的提醒與會後的感謝信。對已報名與未報名的人寄不同的信，可以減少寄送次數。
主旨要寫什麼？
寫上主題與日期。再加上適合對象或能學到什麼，比較能讓真正有興趣的人打開。
活動結束後要寄什麼？
致謝、簡報或錄影、簡短問卷，以及下一場的日期。把資料寄給報名了卻沒能參加的人，也有助於他們參加下一場。
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