活動與線上研討會邀請信範本
讀者只花幾秒鐘決定要不要參加。他們需要知道日期、時間、地點、適合誰，以及怎麼報名。下面的範本把這些資訊集中在一個區塊，並只放一個報名連結。
主旨範例
- 誠摯邀請：[活動名稱]（[日期]）
- 免費線上研討會：[主題]（[日期]）
- 邀請您參加 [活動名稱]
- [活動名稱] 剩餘 [數字] 個名額
範例信件
[姓名] 您好： 我們將於 [日期] 舉辦 [活動名稱]，誠摯邀請您參加。 適合對象 - [對象範例 1] - [對象範例 2] 活動內容 [用兩三行介紹內容] 講者：[講者姓名]（[職稱]） 活動資訊 - 日期時間：[日期] [開始時間]～[結束時間] - 地點：[會場與地址]／線上（[平台]） - 費用：[價格或免費] - 名額：[人數] 名，額滿為止 - 報名截止：[截止日期] 報名請點此： [報名頁網址] 有任何問題，歡迎直接回覆這封信。 期待與您見面， [您的姓名] [公司名稱] --- [公司名稱]股份有限公司 地址：[郵遞區號] [縣市][鄉鎮市區][路街][門牌號碼] 您會收到這封信，是因為您曾在[公司名稱]網站訂閱電子報。 如不想再收到本電子報，請點此免費取消訂閱（一鍵完成）：[取消訂閱連結]
寫法重點
- 把日期、時間、地點、費用與報名截止日集中在一個活動資訊區塊。
- 簡短的「適合對象」清單，能幫讀者快速做決定。
- 如果同時有實體與線上，說明如何選擇。
- 只有在名額數字屬實時，才寫剩餘名額。
寄送時機
第一封邀請信在幾週前寄出；需要安排交通或行程的活動，再提早一些。
報名截止前幾天，寄一次提醒給尚未報名的人。活動前一天的提醒只寄給已報名者，並與電子報分開寄送。
取消訂閱的方式不能省略
在台灣，寄送行銷電子報主要受個人資料保護法規範。首次行銷時，應提供當事人表示拒絕的方式，並由寄件者負擔所需費用（第 20 條第 3 項）；當事人表示拒絕接受行銷時，應即停止（第 20 條第 2 項）。介紹自家商品或服務的電子報就屬於行銷。
法條只明文要求「首次行銷」時提供拒絕方式，但當事人隨時都可以拒絕，因此實務上建議每一期都附上免費、不需登入的取消訂閱連結。寄件者名稱雖非法律明文要求，但寫清楚是誰寄的，讀者比較安心。
範例最後的頁尾已包含這些項目。用郵件頁尾產生器做好一次，每期重複使用，就不會漏掉。
用 Newsletter Ready 製作這封信
如果活動資訊已經公告在官網，就能根據那篇文章撰寫邀請信。日期與地點照文章原文引用，並附上活動頁連結。
- 每小時檢查一次您的最新消息或部落格列表頁（或 RSS），擷取新文章（每次最多 10 篇）。
- 從尚未使用過的最新文章中挑選最多 6 篇撰寫一期草稿。只寫文章裡有的事實，並在每段下方附上原文連結。
- 在您核准之前，不會寄出任何信件。
- 寄件者資訊與取消訂閱連結會自動加入。讀者一鍵即可取消訂閱，退信與垃圾郵件投訴的地址也會自動停止寄送。
- 在首頁貼上官網網址，不需註冊，大約一分鐘就能看到範例電子報。免費方案可使用訂閱者 300 人、每月 4 期。
電子報範本與範例
資料來源
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