Newsletter d’association loi 1901 : exemples et idées pour vos adhérents

Pourquoi la newsletter d’une association s’arrête

Dans beaucoup d’associations, la lettre d’information repose sur un ou une bénévole du bureau. Quand cette personne change de rôle ou manque de temps, la newsletter s’arrête, et les adhérents ne lisent plus que les messages urgents.

Les actualités du site, le calendrier et les comptes rendus contiennent déjà l’essentiel. Construire chaque numéro à partir de ces pages évite de tout réécrire.

Idées de newsletter au fil de l’année associative

• Septembre : rentrée, reprise des activités, forum des associations, ouverture des adhésions et des inscriptions
• Octobre–novembre : calendrier de la saison, appel à bénévoles, premières rencontres ou sorties
• Décembre : fête de fin d’année, bilan du trimestre, remerciements aux partenaires
• Janvier–mars : convocation et ordre du jour de l’assemblée générale, puis compte rendu et nouveau bureau
• Printemps : tournois, spectacles, kermesse ou vide-grenier, recherche de bénévoles pour l’organisation
• Juin–juillet : fin de saison, résultats, dates de la rentrée et préinscriptions

Exemple 1 : la rentrée et les adhésions

Objet : « La saison reprend le [date] : adhésions ouvertes »

Bonjour [Prénom], la saison [année] de [Association] reprend le [date]. Les adhésions sont ouvertes dès maintenant : [lien vers le formulaire]. Vous trouverez les créneaux et les tarifs sur notre site : [lien]. Nous serons aussi présents au forum des associations le [date] à [lieu]. Au plaisir de vous retrouver, [Prénom], pour le bureau de [Association].

Exemple 2 : la convocation à l’assemblée générale

Objet : « Assemblée générale le [date] : ordre du jour »

Bonjour [Prénom], l’assemblée générale de [Association] aura lieu le [date] à [heure], à [lieu]. Ordre du jour : rapport moral, rapport financier, [autres points], élection des membres du bureau. Si vous ne pouvez pas venir, vous pouvez donner pouvoir à un autre adhérent : [modalités prévues par vos statuts]. Les documents sont en ligne : [lien].

Vérifiez dans vos statuts le délai et la forme de convocation prévus : la newsletter ne remplace pas une convocation si vos statuts en exigent une autre forme.

Exemple 3 : un événement et un appel à bénévoles

Objet : « [Événement] le [date] : on a besoin de vous »

Bonjour [Prénom], le [date], [Association] organise [événement] à [lieu]. Pour que la journée se passe bien, nous cherchons [nombre] bénévoles pour [tâches : accueil, buvette, installation]. Inscrivez-vous ici : [lien]. Le programme complet est sur notre site : [lien]. Merci d’avance !

Écrire à vos adhérents : ce que dit la CNIL

Selon le guide RGPD de la CNIL pour les associations, une association peut communiquer à ses membres et adhérents par courriel des informations liées à son activité (événements à venir, lettre d’information) à deux conditions : les personnes ont été informées de cet usage au moment de la collecte, et elles peuvent s’opposer à recevoir ces informations. Chaque envoi doit permettre de s’y opposer simplement et gratuitement, par exemple avec un lien de désinscription en bas de la lettre.

Pour écrire par voie électronique à des personnes qui ne sont pas membres (prospects), la CNIL cite le consentement comme base légale. Pour transmettre les coordonnées d’adhérents à une autre association, les personnes doivent avoir été informées et avoir pu s’y opposer dès la collecte ; pour de la prospection commerciale par voie électronique, il faut leur accord explicite.

La CNIL recommande de conserver les données d’un adhérent trois ans après la fin de son adhésion, par exemple pour les relances d’adhésion, avec à chaque envoi la possibilité de s’y opposer. Ensuite, demandez-lui s’il souhaite continuer à recevoir vos messages ; sans réponse, ses données sont supprimées ou archivées.

Associations à objet politique, philosophique, religieux ou syndical : l’appartenance à votre association peut révéler une donnée sensible (article 9 du RGPD). Le fichier doit alors concerner uniquement vos membres, anciens membres ou contacts réguliers, et ne pas être communiqué à l’extérieur sans leur accord.

Indiquer l’usage dès le bulletin d’adhésion

Le plus simple est de l’écrire sur le bulletin d’adhésion, papier ou en ligne : « Vos coordonnées sont utilisées par [Association] pour la gestion de votre adhésion et pour vous envoyer sa lettre d’information. Vous pouvez vous en désinscrire à tout moment grâce au lien présent dans chaque envoi. » Ajoutez un lien vers votre politique de confidentialité.

Si vous faites appel aux dons

Si votre association est reconnue d’intérêt général, rappelez que les dons des particuliers ouvrent droit à une réduction d’impôt de 66 % du montant, dans la limite de 20 % du revenu imposable (75 % jusqu’à 2 000 € par an pour les organismes d’aide aux personnes en difficulté). Vérifiez votre éligibilité avant de l’écrire. Pour une newsletter tournée vers les donateurs, voir aussi notre page sur la newsletter d’association caritative.

Questions fréquentes

La newsletter par secteur d’activité

• Newsletter immobilière : quoi envoyer et à quelle fréquence
• Newsletter de restaurant : menus, événements et horaires
• Idées de newsletter pour experts-comptables et cabinets comptables
• Newsletter associative : garder vos soutiens informés
• Newsletter B2B : comment la lancer et quoi envoyer à vos contacts professionnels
• E-mail d’invitation à un webinaire : quand l’envoyer et quoi écrire
• Newsletter e-commerce : des idées au-delà des promotions
• Newsletter pour artisans du bâtiment : rester en contact avec vos clients