E-mail d’invitation à un webinaire : quand l’envoyer et quoi écrire

Par: Kazushi Inui (Newsletter Ready) ・ Dernière mise à jour: 2026-11-01

Si vous organisez des webinaires ou des séminaires, votre newsletter est le moyen le plus simple de prévenir vos anciens participants et vos contacts du prochain rendez-vous. Cette page explique quand envoyer, comment construire chaque e-mail et comment relancer après l’événement.

Pourquoi les invitations passent inaperçues

Une annonce unique passe facilement inaperçue. À l’inverse, plusieurs e-mails en peu de temps font grimper les désinscriptions.

Fixer le calendrier à l’avance évite à la fois d’en envoyer trop et d’oublier d’envoyer.

Quand envoyer

3 à 4 semaines avant : première annonce avec le thème, la date, le public visé et le lien d’inscription
1 à 2 semaines avant : plus de détails, comme les intervenants, ce que l’on va apprendre et les avis des sessions précédentes
Quelques jours avant la clôture : une relance aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
La veille : une confirmation aux inscrits avec l’heure, le lieu ou le lien de connexion, et ce qu’il faut préparer
Après : remerciements, support ou replay, et date du prochain rendez-vous

Comment construire une invitation

Mettez le thème et la date dans l’objet. Commencez par une ou deux phrases sur le public concerné et ce qu’il va apprendre, puis indiquez la date, l’heure, le lieu ou le format, le prix, le nombre de places et la date limite d’inscription.

Placez le lien d’inscription en haut et à nouveau à la fin. Laissez le programme détaillé et la présentation des intervenants sur la page de l’événement.

Quoi envoyer entre deux événements

Un résumé de la dernière session pour ceux qui l’ont manquée
Les questions fréquentes des participants, avec les réponses
Un court sondage pour choisir le prochain thème
Des articles de vos intervenants ou un décryptage d’une actualité liée
Les nouvelles de l’entreprise, comme un nouveau service ou des horaires

Points de vigilance

Demandez l’accord avant de citer le nom des participants ou leurs réponses au questionnaire.
Si la date, le lieu ou le lien change, prévenez les inscrits le plus vite possible.
Quand l’événement est complet, envoyez un message de clôture et arrêtez la promotion.

Les règles de base en France

En France, une newsletter commerciale relève de l’article L34-5 du CPCE, qui encadre la prospection par courrier électronique, et du RGPD. Envers des particuliers, le consentement préalable est la règle, sauf l’exception clients pour des produits ou services analogues de la même entreprise. Pour les professionnels, la CNIL admet l’envoi sans consentement si le message est en rapport avec leur activité, qu’ils ont été informés et qu’ils peuvent s’opposer simplement.

Chaque message doit indiquer l’identité de l’annonceur et un moyen simple et gratuit de se désabonner. Vous pouvez créer un pied de page complet avec le générateur de pied de page.

Si vous ajoutez au formulaire d’inscription une case pour recevoir la newsletter, ne la cochez pas par défaut : une case pré-cochée ne vaut pas consentement (considérant 32 du RGPD). Conservez le texte affiché et la date à laquelle chaque personne a accepté.

Questions fréquentes

Combien d’e-mails envoyer pour promouvoir un webinaire ?

Trois est un schéma courant : une annonce, un e-mail détaillé et une relance avant la clôture. Les inscrits reçoivent à part un rappel la veille et un remerciement après. Envoyer des messages différents aux inscrits et aux non-inscrits limite le nombre d’e-mails reçus par chacun.

Que mettre dans l’objet d’une invitation à un webinaire ?

Le thème et la date. Ajouter le public visé ou ce que l’on va apprendre aide les bonnes personnes à l’ouvrir.

Quoi envoyer après le webinaire ?

Des remerciements, le support ou le replay, un court questionnaire et la prochaine date. Envoyer le replay aux inscrits qui n’ont pas pu venir aide à les faire venir la fois suivante.

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Sources

Cette page est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique.