E-mails para promover um webinar ou seminário: quando enviar e o que escrever

Por: Kazushi Inui (Newsletter Ready) ・ Última atualização: 2026-11-01

Se organiza webinars ou seminários, a sua newsletter é a forma mais simples de avisar os participantes anteriores e os seus contactos sobre o próximo. Esta página explica quando enviar cada e-mail, como estruturá-lo e como fazer o acompanhamento depois do evento.

Porque é que os e-mails de eventos passam despercebidos

Um único aviso é fácil de ignorar. Por outro lado, enviar vários e-mails em pouco tempo faz aumentar os cancelamentos.

Definir o calendário de envios com antecedência ajuda a não enviar demasiado e a não se esquecer de nenhum aviso.

Quando enviar

3 a 4 semanas antes: primeiro anúncio com o tema, a data, o público e como se inscrever
1 a 2 semanas antes: mais pormenores, como oradores, o que os participantes vão aprender e opiniões de edições anteriores
Alguns dias antes do fim das inscrições: um lembrete para quem ainda não se inscreveu
Na véspera: uma confirmação aos inscritos com a hora, o local ou o link e o que devem preparar
Depois: agradecimento, apresentação ou gravação e a data do próximo evento

Como estruturar o convite

Coloque o tema e a data na linha de assunto. Comece com uma ou duas frases sobre a quem se destina e o que vai aprender quem participar, e depois indique data, hora, local ou plataforma, preço, lugares e prazo de inscrição.

Ponha o link de inscrição perto do início e repita-o no fim. Deixe os pormenores completos e as biografias dos oradores na página do evento.

O que enviar entre eventos

Um resumo do último evento para quem não pôde participar
As perguntas mais frequentes dos participantes, com as respostas
Um pequeno inquérito para escolher o próximo tema
Artigos dos seus oradores ou comentários a notícias do setor
Novidades da empresa, como novos serviços ou horários

Pontos de atenção

Peça autorização antes de partilhar os nomes dos participantes ou as respostas aos inquéritos.
Se a data, o local ou o link mudarem, avise os inscritos o mais depressa possível.
Quando os lugares esgotarem, envie um aviso de fecho e deixe de promover o evento.

As regras básicas em Portugal

Em Portugal, as newsletters com fins de marketing são reguladas pela Lei n.º 41/2004 e pelo RGPD. Para pessoas singulares é necessário consentimento prévio e expresso (art. 13.º-A, n.º 1). A exceção são os clientes a quem promove produtos ou serviços próprios análogos, desde que lhes tenha dado a possibilidade de recusar na recolha e em cada mensagem (n.º 3).

Cada mensagem tem de identificar o remetente, sem o ocultar, e indicar um meio de contacto válido para pedir o fim das comunicações (n.º 4). Pode criar um rodapé adequado com o gerador de rodapés; os pormenores estão no guia sobre newsletter e RGPD.

Inscrever-se num webinar não equivale a subscrever a newsletter. Se acrescentar uma caixa de subscrição ao formulário de inscrição, deixe-a por assinalar e guarde o texto que cada pessoa viu e a data em que aceitou.

Perguntas frequentes

Quantos e-mails devo enviar para promover um webinar?

Três é um padrão comum: o anúncio, um e-mail com mais pormenores e um lembrete antes do fim das inscrições. Os inscritos recebem à parte um lembrete na véspera e um agradecimento depois. Enviar e-mails diferentes a inscritos e não inscritos reduz o volume.

O que deve dizer a linha de assunto?

O tema e a data. Acrescentar a quem se destina ou o que se vai aprender ajuda as pessoas certas a abri-lo.

O que devo enviar depois do evento?

O agradecimento, a apresentação ou a gravação, um pequeno inquérito e a próxima data. Enviar os materiais aos inscritos que não puderam participar ajuda a trazê-los ao próximo.

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Fontes

Esta página contém informação geral e não constitui aconselhamento jurídico.