Newsletter para alojamento local: como manter o contacto com os hóspedes

Porque é que as newsletters de alojamento local param

Check-ins, limpezas, manutenção e mensagens nas plataformas ocupam o dia, sobretudo na época alta. A newsletter fica para a época baixa e muitas vezes nunca sai.

Se já publica no seu site as novidades da casa, os eventos da região ou as datas disponíveis, a newsletter pode simplesmente reunir essas publicações.

Ideias de newsletter que já estão no seu site

• Datas ainda disponíveis na época baixa e estadias de fim de semana
• Abertura das reservas para o verão, a Páscoa ou o fim de ano
• Festas, feiras e eventos da região, com as datas
• Sugestões de restaurantes, praias, percursos e visitas perto da casa
• Melhorias no alojamento: novo equipamento, obras concluídas, novos quartos
• Informações práticas: estacionamento, transportes, horários de check-in
• Notícias da família ou da equipa que recebe os hóspedes

Com que frequência enviar e como estruturar uma edição

Quatro a seis edições por ano chegam para a maioria dos alojamentos: antes do verão, antes da Páscoa, no outono para a época baixa e antes do Natal e da passagem de ano.

Uma edição tem um tema principal (datas disponíveis ou um evento), uma ou duas sugestões da região e o link para reservar no seu site. Muitos hóspedes vêm de fora de Portugal: se escreve noutra língua, mantenha o mesmo conteúdo e as mesmas datas em todas as versões.

Antigos hóspedes: a exceção para clientes

Um hóspede que reservou e pagou uma estadia consigo é seu cliente. A Lei n.º 41/2004 permite usar o e-mail obtido nessa venda para promover produtos ou serviços próprios análogos, como novas estadias no seu alojamento, sem consentimento prévio, desde que lhe tenha dado a possibilidade de recusar, de forma gratuita e fácil, no momento da recolha e em cada mensagem (art. 13.º-A, n.º 3).

Na prática: no formulário de reserva direta ou no check-in, acrescente uma linha como «Se não quiser receber novidades do [Alojamento], assinale aqui», e coloque em cada newsletter o link para deixar de receber.

Se o contacto chegou através de uma plataforma de reservas, confirme nas condições dessa plataforma se pode usá-lo para outros fins. Para quem nunca ficou consigo, como pessoas que só pediram informações, é necessário consentimento prévio e expresso (n.º 1).

O registo no RNAL e a publicidade

Para explorar um alojamento local é obrigatório o registo prévio do estabelecimento, feito por comunicação prévia com prazo no Balcão do Empreendedor (Decreto-Lei n.º 128/2014, com as alterações do Decreto-Lei n.º 76/2024). O documento com o número de registo é o título válido de abertura ao público e de publicidade do estabelecimento.

Segundo o Turismo de Portugal, não é permitida a oferta, disponibilização, publicidade e intermediação de estabelecimentos sem registo ou com o registo desatualizado, e as plataformas eletrónicas têm de exigir e exibir o número de registo no RNAL. Uma newsletter que promove estadias é publicidade: indique o número de registo no rodapé, junto da identificação do remetente.

Pontos de atenção

• Não use fotografias ou comentários de hóspedes sem autorização.
• Mantenha as datas e os preços da newsletter iguais aos do site e das plataformas; atualize as publicações quando as datas forem reservadas.
• Mensagens de serviço da estadia (instruções de chegada, código da porta) são uma coisa; a newsletter é outra. Não as misture.

As regras básicas em Portugal

Em Portugal, as newsletters com fins de marketing são reguladas pela Lei n.º 41/2004 e pelo RGPD. Para pessoas singulares é necessário consentimento prévio e expresso (art. 13.º-A, n.º 1). A exceção são os clientes a quem promove produtos ou serviços próprios análogos, desde que lhes tenha dado a possibilidade de recusar na recolha e em cada mensagem (n.º 3).

Cada mensagem tem de identificar o remetente, sem o ocultar, e indicar um meio de contacto válido para pedir o fim das comunicações (n.º 4). Pode criar um rodapé adequado com o gerador de rodapés; os pormenores estão no guia sobre newsletter e RGPD.

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