Nieuwsbrief voor uw sportvereniging: leden, ouders, vrijwilligers en sponsors

Waarom clubnieuwsbrieven stilvallen

De nieuwsbrief is meestal het werk van één vrijwilliger, naast een baan en vaak naast een functie als trainer of bestuurslid. Stopt die persoon of wisselt het bestuur, dan stopt de nieuwsbrief vaak ook.

Uitslagen, verslagen en aankondigingen staan al op de website. Bouwt u de nieuwsbrief daaruit op, dan hoeft de redactie alleen nog te kiezen en te controleren.

Nieuwsbriefideeën die al op uw website staan

• Het programma en de uitslagen van het afgelopen weekend
• Wedstrijdverslagen en kampioenschappen
• Trainingstijden, de start van het seizoen en de zomerstop
• Oproepen voor vrijwilligers: kantinedienst, scheidsrechters, trainers en bestuursfuncties
• De uitnodiging en de stukken voor de algemene ledenvergadering
• Jeugdnieuws, toernooien en het kamp
• Nieuws van en over sponsors
• Contributie, ledenwerving en open trainingen

Hoe vaak u verstuurt en hoe een editie eruitziet

Eens per maand werkt voor de meeste verenigingen, met een extra editie bij de start van het seizoen en vóór de ledenvergadering. Zet spoedberichten, zoals een afgelasting, ook op de website en in de app; vertrouw daarvoor niet alleen op de nieuwsbrief.

Leden, ouders en donateurs: wie mag u mailen?

• Het spamverbod geldt niet alleen voor commerciële berichten, maar ook voor berichten met een ideëel doel (art. 11.7, lid 1, Tw). Vraag daarom bij de inschrijving apart of iemand de nieuwsbrief wil ontvangen, met een vakje dat niet vooraf is aangevinkt, en leg vast wanneer dat gebeurde.
• Voor contactgegevens die u kreeg bij een schenking, bijvoorbeeld van een donateur of vriend van de club, geldt een uitzondering: die mag een ideële organisatie gebruiken voor haar eigen ideële doelen, als zij bij het verzamelen en in elk bericht de kans geeft om kosteloos bezwaar te maken (art. 11.7, lid 5, Tw). Voor contacten van vrijwilligers en bezoekers van evenementen geldt die uitzondering niet voor e-mail.
• Is een jeugdlid jonger dan 16 en steunt u op toestemming, dan is de toestemming van een ouder of voogd nodig (art. 5 UAVG). Laat ouders zich dus zelf aanmelden, of vraag de toestemming via hen.

Foto's van leden en jeugdleden

• Herkenbare foto's van leden zijn persoonsgegevens. Vraag bij de inschrijving apart of foto's in de nieuwsbrief en op de website mogen, en maak het makkelijk om dat later te wijzigen.
• Bij kinderen jonger dan 16 vraagt u dat aan een ouder of voogd (art. 5 UAVG).
• Gebruik bij twijfel een foto waarop spelers niet herkenbaar zijn, of een teamfoto van wie wel toestemming gaf.

Sponsors in de nieuwsbrief

Een bedankje aan sponsors of een logo onderaan is gebruikelijk. Zet u een aanbieding van een sponsor in de nieuwsbrief, maak dan duidelijk dat het om een bericht van die sponsor gaat en noem de voorwaarden van de aanbieding (art. 3:15e BW). Een aparte mailing met aanbiedingen van sponsors is reclame en vraagt toestemming van de ontvangers.

De wet in het kort: Telecommunicatiewet en AVG

In Nederland geldt voor commerciële e-mail, ook voor nieuwsbrieven, artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. U hebt vooraf toestemming nodig, tenzij de uitzondering voor bestaande klanten van toepassing is, en elk bericht vermeldt de werkelijke identiteit van de afzender en een geldig adres waar de ontvanger zich kan afmelden. Voor de e-mailadressen zelf geldt de AVG: toestemming intrekken moet even eenvoudig zijn als toestemming geven (art. 7, lid 3, AVG).

In België en de andere EU-landen gelden vergelijkbare regels op basis van de ePrivacyrichtlijn, met nationale verschillen. Een footer met de juiste gegevens maakt u met de generator voor e-mailfooters; meer uitleg staat in onze gids over de nieuwsbrief en de AVG.

Verstuurt uw vereniging vanuit België, dan gelden artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 4 april 2003; de Gegevensbeschermingsautoriteit licht die regels toe in haar aanbeveling 01/2025 over direct marketing.

Veelgestelde vragen

Nieuwsbrieven per branche

• Nieuwsbriefideeën voor makelaars: wat u verstuurt en hoe vaak
• Nieuwsbrief voor uw restaurant: voorbeeld, ideeën en openingstijden
• Fiscale nieuwsbrief voor accountants- en administratiekantoren
• Nieuwsbriefideeën voor goede doelen en verenigingen: houd achterban op de hoogte
• B2B-nieuwsbrief: zo begint u en wat u zakelijke relaties stuurt
• Webinaruitnodiging per e-mail: planning, opbouw en opvolging
• Nieuwsbrief voor webshops: ideeën die verder gaan dan kortingen
• Nieuwsbrief voor zzp'ers: in beeld blijven bij opdrachtgevers zonder elke maand te schrijven