Webinaruitnodiging per e-mail: planning, opbouw en opvolging

Door: Kazushi Inui (Newsletter Ready) ・ Laatst bijgewerkt: 2026-11-01

Organiseert u webinars of seminars, dan bereikt u eerdere deelnemers en relaties het makkelijkst via uw nieuwsbrief. Deze pagina laat zien wanneer u wat verstuurt, hoe u elke e-mail opbouwt en hoe u na afloop opvolgt.

Waarom uitnodigingen gemist worden

Eén aankondiging wordt makkelijk over het hoofd gezien. Veel e-mails in korte tijd leiden juist tot afmeldingen.

Legt u de planning vooraf vast, dan voorkomt u allebei: te veel mailen en vergeten te mailen.

Wanneer u verstuurt

3 tot 4 weken vooraf: eerste aankondiging met onderwerp, datum, doelgroep en hoe men zich aanmeldt
1 tot 2 weken vooraf: meer details, zoals sprekers, wat deelnemers leren en reacties van eerdere deelnemers
Een paar dagen voor de deadline: een herinnering aan wie zich nog niet heeft aangemeld
De dag ervoor: een bevestiging aan aangemelde deelnemers met tijd, locatie of link en wat ze moeten voorbereiden
Achteraf: een bedankje, de slides of opname, en de datum van de volgende editie

Hoe u een uitnodiging opbouwt

Zet onderwerp en datum in de onderwerpregel. Begin met een of twee zinnen over voor wie het is en wat deelnemers leren, en noem daarna datum, tijd, locatie of platform, kosten, aantal plaatsen en aanmelddeadline.

Plaats de aanmeldlink bovenaan en nog een keer onderaan. Houd het volledige programma en de sprekersprofielen op uw evenementpagina.

Wat u tussen evenementen verstuurt

Een samenvatting van het vorige evenement voor wie er niet bij was
Veelgestelde vragen van deelnemers, met antwoorden
Een korte poll om het volgende onderwerp te kiezen
Artikelen van uw sprekers of duiding bij actueel nieuws
Bedrijfsnieuws, zoals nieuwe diensten of openingstijden

Aandachtspunten

Vraag toestemming voordat u namen van deelnemers of antwoorden uit enquêtes deelt.
Verandert de datum, locatie of link, laat het aangemelde deelnemers dan zo snel mogelijk weten.
Is het evenement vol, stuur dan een mededeling en stop met promoten.

De wet in het kort: Telecommunicatiewet en AVG

In Nederland geldt voor commerciële e-mail, ook voor nieuwsbrieven, artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. U hebt vooraf toestemming nodig, tenzij de uitzondering voor bestaande klanten van toepassing is, en elk bericht vermeldt de werkelijke identiteit van de afzender en een geldig adres waar de ontvanger zich kan afmelden. Voor de e-mailadressen zelf geldt de AVG: toestemming intrekken moet even eenvoudig zijn als toestemming geven (art. 7, lid 3, AVG).

In België en de andere EU-landen gelden vergelijkbare regels op basis van de ePrivacyrichtlijn, met nationale verschillen. Een footer met de juiste gegevens maakt u met de generator voor e-mailfooters; meer uitleg staat in onze gids over de nieuwsbrief en de AVG.

Een bevestiging of herinnering over een evenement waarvoor iemand zich heeft aangemeld, hoort in de regel bij die aanmelding. Uitnodigingen voor volgende evenementen zijn wel reclame en vragen om toestemming. Zet u een vakje voor de nieuwsbrief op uw aanmeldformulier, vink het dan niet vooraf aan en bewaar de tekst en het moment van elke toestemming.

Veelgestelde vragen

Hoeveel promotiemails stuur ik voor een webinar?

Drie is gangbaar: een aankondiging, een mail met details en een herinnering voor de deadline. Aangemelde deelnemers krijgen daarnaast een herinnering de dag ervoor en achteraf een bedankje. Door aangemelde en niet-aangemelde mensen apart te mailen, houdt u het aantal laag.

Wat zet ik in de onderwerpregel?

Het onderwerp en de datum. Noemt u ook voor wie het is of wat deelnemers leren, dan openen de juiste mensen de mail.

Wat stuur ik na het webinar?

Een bedankje, de slides of opname, een korte enquête en de volgende datum. Wie zich had aangemeld maar niet kon komen, komt met de materialen eerder naar de volgende keer.

Hoe Newsletter Ready helpt

Newsletter Ready leest elk uur het nieuws- of blogoverzicht van uw website, of de RSS-feed, en pikt maximaal 10 nieuwe artikelen op. Het stelt een editie op uit maximaal 6 van de nieuwste artikelen die u nog niet hebt gebruikt.

Het concept gebruikt alleen feiten uit uw artikelen en zet onder elk onderdeel een link naar de bron. Er wordt niets verstuurd voordat u goedkeurt.

Afzendergegevens en de afmeldlink worden automatisch toegevoegd. Lezers kunnen zich met één klik afmelden, en adressen die bouncen of klagen worden geblokkeerd. Per abonnee kunt u de grondslag voor verzending vastleggen.

Plak de URL van uw website op de startpagina en ontvang binnen ongeveer een minuut een voorbeeldeditie, zonder aan te melden. Het gratis abonnement is goed voor 300 abonnees en 4 edities per maand.

Bekijk een voorbeeldeditie op basis van uw website Sjabloon: uitnodiging voor een evenement →AI-generator voor uitnodigingsmails →Onderwerpregel-checker →Een B2B-nieuwsbrief starten →Nieuwsbrief voor webshops →Nieuwsbrief maken met AI →

Nieuwsbrieven per branche

Bronnen

Deze pagina bevat algemene informatie en is geen juridisch advies.