Newsletter per agriturismi e B&B: far tornare gli ospiti e riempire la bassa stagione

Perché le newsletter delle strutture ricettive si fermano

In alta stagione accoglienza, pulizie, cucina e lavoro in campagna non lasciano tempo per scrivere. In bassa stagione, quando la newsletter servirebbe di più, manca spesso l’abitudine.

Se aggiorna il sito con le novità della struttura, la newsletter può partire da quei contenuti invece che da una pagina bianca.

Idee per la newsletter

• Le stagioni dell’azienda agricola: vendemmia, raccolta delle olive, fioriture, prodotti dell’orto
• Aperture e chiusure stagionali, date disponibili per i ponti di primavera e per l’estate
• Pacchetti e soggiorni a tema: weekend gastronomici, corsi di cucina, escursioni
• Sagre, feste e manifestazioni del territorio nei dintorni
• Il menu del ristorante dell’agriturismo e le ricette con i prodotti dell’azienda
• Vendita di olio, vino, conserve e altri prodotti, anche con spedizione
• Novità della struttura: nuove camere, piscina, aree per bambini o animali

Ogni quanto inviarla

Una volta al mese o ogni due mesi basta per la maggior parte delle strutture. Programmi i numeri qualche settimana prima dei periodi in cui i Suoi ospiti prenotano di solito, ad esempio prima dei ponti, dell’estate e delle feste di fine anno.

Un numero chiaro contiene una novità di stagione, un evento o un’offerta e un link per prenotare direttamente dal Suo sito.

Raccogliere gli indirizzi degli ospiti nel modo giusto

• Nel modulo di prenotazione diretta aggiunga una casella facoltativa e non preselezionata per la newsletter, separata dall’accettazione delle condizioni.
• Al check-in o al check-out può offrire l’iscrizione con un modulo cartaceo o un QR code verso il modulo online, conservando il consenso.
• Gli indirizzi ricevuti tramite i portali di prenotazione sono soggetti anche alle condizioni del portale: le verifichi prima di usarli per la newsletter.

Dati per la Questura e newsletter: due cose separate

Le strutture ricettive devono comunicare le generalità degli ospiti alla Questura tramite il Servizio Alloggiati della Polizia di Stato entro 24 ore dall’arrivo (art. 109, commi 1 e 2, del TULPS). Quei dati servono a un obbligo di legge.

Il GDPR stabilisce che i dati raccolti per finalità determinate non siano trattati in modo incompatibile con quelle finalità (art. 5, paragrafo 1, lettera b). Per la newsletter usi quindi l’indirizzo email che l’ospite Le ha dato per la prenotazione, con una base propria: il consenso oppure l’eccezione per i clienti descritta qui sotto.

Il CIN negli annunci

Il Codice identificativo nazionale (CIN) è assegnato dal Ministero del turismo alle strutture turistico-ricettive alberghiere ed extralberghiere e alle unità abitative in locazione turistica o breve (art. 13-ter, comma 1, del D.L. 145/2023). Locatori e titolari delle strutture devono indicarlo in ogni annuncio ovunque pubblicato e comunicato (comma 6); la mancata indicazione è punita con una sanzione da 500 a 5.000 euro (comma 9).

Se la Sua struttura ha un CIN e la newsletter promuove camere o soggiorni, inserirlo nel piè di pagina accanto ai dati del mittente è una precauzione semplice.

Le regole in Italia: art. 130 del Codice privacy e GDPR

In Italia l’invio di email promozionali, newsletter comprese, richiede il consenso preventivo del destinatario (art. 130 del Codice privacy), anche verso aziende ed enti. L’unica eccezione riguarda i propri clienti, per prodotti o servizi analoghi, se informati e liberi di opporsi alla raccolta e in ogni messaggio. Gli indirizzi trovati su internet o in elenchi pubblici non autorizzano l’invio senza consenso.

Ogni messaggio deve indicare chiaramente il mittente e un recapito valido per esercitare i propri diritti, in pratica un link di disiscrizione. Può creare il piè di pagina con il generatore di piè di pagina email.

Per gli ex ospiti vale l’eccezione dell’art. 130, comma 4: se l’indirizzo è stato fornito nel contesto della prenotazione, può proporre soggiorni e servizi analoghi senza consenso, purché l’ospite sia stato informato al momento della raccolta e possa opporsi in ogni email. Per chi Le ha solo chiesto informazioni o un preventivo serve il consenso.

Domande frequenti

Newsletter per settore

• Idee per la newsletter di un’agenzia immobiliare: cosa inviare e ogni quanto
• Idee per la newsletter di un ristorante: menu, eventi e orari
• Idee per la newsletter di commercialisti e studi contabili
• Idee per la newsletter di associazioni ed enti non profit
• Newsletter B2B: come iniziare e cosa inviare ai Suoi contatti aziendali
• Email di invito a un webinar o seminario: quando inviarla e cosa scrivere
• Idee per la newsletter di un e-commerce: non solo sconti
• Newsletter per cantine e aziende vinicole: nuove annate, degustazioni ed enoturismo