Email di invito a un webinar o seminario: quando inviarla e cosa scrivere

Di: Kazushi Inui (Newsletter Ready) ・ Ultimo aggiornamento: 2026-11-01

Se organizza webinar o seminari, la newsletter è il modo più semplice per avvisare partecipanti passati e contatti del prossimo appuntamento. Questa pagina spiega quando inviare, come strutturare ogni email e come fare il follow-up dopo l’evento.

Perché gli inviti agli eventi passano inosservati

Un solo annuncio si perde facilmente. Al contrario, troppe email in poco tempo fanno aumentare le disiscrizioni.

Decidere il calendario in anticipo aiuta a evitare sia di inviare troppo sia di dimenticarsi di inviare.

Quando inviare

3–4 settimane prima: primo annuncio con tema, data, destinatari e modalità di iscrizione
1–2 settimane prima: più dettagli, come relatori, cosa si imparerà e commenti delle edizioni precedenti
Pochi giorni prima della chiusura iscrizioni: un promemoria a chi non si è ancora iscritto
Il giorno prima: una conferma agli iscritti con orario, luogo o link e cosa preparare
Dopo l’evento: ringraziamento, slide o registrazione e data del prossimo appuntamento

Come strutturare un invito

Metta tema e data nell’oggetto. Apra con una o due frasi su a chi è rivolto l’evento e cosa si imparerà, poi indichi data, ora, luogo o piattaforma, costo, posti disponibili e scadenza delle iscrizioni.

Inserisca il link di iscrizione in alto e di nuovo alla fine. Lasci il programma completo e le biografie dei relatori sulla pagina dell’evento.

Cosa inviare tra un evento e l’altro

Un riepilogo dell’ultimo evento per chi non c’era
Le domande più frequenti dei partecipanti, con le risposte
Un breve sondaggio per scegliere il prossimo tema
Articoli dei relatori o commenti su notizie collegate
Novità dell’azienda, come nuovi servizi o orari

A cosa fare attenzione

Chieda il permesso prima di citare i nomi dei partecipanti o le risposte ai questionari.
Se cambiano data, sede o link, avvisi gli iscritti il prima possibile.
Quando l’evento è al completo, invii un avviso di chiusura e smetta di promuoverlo.

Le regole in Italia: art. 130 del Codice privacy e GDPR

In Italia l’invio di email promozionali, newsletter comprese, richiede il consenso preventivo del destinatario (art. 130 del Codice privacy), anche verso aziende ed enti. L’unica eccezione riguarda i propri clienti, per prodotti o servizi analoghi, se informati e liberi di opporsi alla raccolta e in ogni messaggio. Gli indirizzi trovati su internet o in elenchi pubblici non autorizzano l’invio senza consenso.

Ogni messaggio deve indicare chiaramente il mittente e un recapito valido per esercitare i propri diritti, in pratica un link di disiscrizione. Può creare il piè di pagina con il generatore di piè di pagina email.

Se nel modulo di iscrizione al webinar aggiunge una casella per la newsletter, la lasci non spuntata e separata dall’iscrizione: una casella preselezionata non è un consenso valido (considerando 32 del GDPR). Conservi il testo mostrato e la data in cui ogni persona ha acconsentito.

Domande frequenti

Quante email inviare per promuovere un webinar?

Tre è uno schema comune: un annuncio, un’email con i dettagli e un promemoria prima della scadenza. Gli iscritti ricevono a parte un promemoria il giorno prima e un ringraziamento dopo. Inviare email diverse a iscritti e non iscritti riduce il numero di messaggi per ciascuno.

Cosa scrivere nell’oggetto dell’invito a un webinar?

Il tema e la data. Aggiungere a chi è rivolto o cosa si imparerà aiuta le persone giuste ad aprirla.

Cosa inviare dopo il webinar?

Un ringraziamento, le slide o la registrazione, un breve questionario e la prossima data. Inviare la registrazione agli iscritti che non hanno potuto partecipare aiuta a portarli all’evento successivo.

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Fonti

Questa pagina fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.