Posso inviargli la mia newsletter? Verifica del consenso per 8 paesi e regioni

Come si usa

• Scelga dove si trova il destinatario e se si tratta di un indirizzo aziendale o di un privato. Per il Regno Unito scelga tra corporate subscriber (società e simili) e imprenditori individuali, perché le regole sono diverse.
• Scelga come ha ottenuto l’indirizzo. Per clienti esistenti e richieste di informazioni potrebbe comparire una domanda aggiuntiva, ad esempio quando hanno acquistato.
• Vedrà un esito, il motivo, cosa deve contenere ogni email e cosa registrare. Tutto funziona nel Suo browser e nulla viene inviato.

Cosa significano gli esiti

• Può inviare: ha una base per l’invio, ad esempio l’iscrizione della persona. Deve comunque rispettare le regole su identificazione del mittente e disiscrizione.
• Può inviare, a determinate condizioni: un’eccezione prevista dalla legge Le consente di inviare, ma con condizioni come un limite di tempo o i contenuti ammessi. Controlli le condizioni nel motivo.
• Legale, ma fortemente sconsigliato: non è vietato, ma è probabile che causi reclami e filtri antispam.
• Non consentito: prima di inviare serve il consenso.
• Dipende: la risposta cambia da paese a paese o in base ai dettagli, come per gli indirizzi aziendali nell’UE. Verifichi le norme del paese del destinatario.

Le regole per paese e regione

• UE: la regola è il consenso. L’eccezione è il soft opt-in per Suoi prodotti analoghi verso i clienti di cui ha ottenuto l’indirizzo con una vendita. Gli indirizzi aziendali sono trattati in modo diverso da paese a paese: la Germania richiede il consenso, mentre la Francia consente senza consenso le email B2B legate all’attività professionale. In Italia l’art. 130 del Codice privacy tutela anche persone giuridiche, enti e associazioni (art. 121, comma 1-bis).
• Stati Uniti: il CAN-SPAM funziona in opt-out, quindi non serve il consenso preventivo. Ogni email deve indicare che è pubblicità (senza consenso affermativo), contenere un indirizzo postale fisico e un modo funzionante per disiscriversi. Gmail e Yahoo si aspettano che scriva solo a chi si è iscritto.
• Regno Unito: le persone fisiche, compresi gli imprenditori individuali, richiedono il consenso o il soft opt-in (vendite e trattative di vendita). Per i corporate subscriber non serve il consenso, ma deve identificarsi, e agli indirizzi di persone identificate si applica lo UK GDPR.
• Canada: il CASL richiede un consenso espresso o implicito. Il consenso implicito derivante da un acquisto dura due anni, quello da una richiesta di informazioni sei mesi. Biglietti da visita e indirizzi pubblicati coprono solo i messaggi pertinenti al lavoro della persona.
• Australia: lo Spam Act richiede un consenso espresso o dedotto. Gli indirizzi pubblicati coprono solo i messaggi pertinenti al lavoro della persona, e i software di raccolta automatica di indirizzi e le liste così raccolte sono vietati. Le disiscrizioni devono avere effetto entro cinque giorni lavorativi.
• Giappone: opt-in. Le eccezioni riguardano chi Le ha dato il proprio indirizzo per iscritto (ad esempio su un biglietto da visita), chi ha un rapporto commerciale con Lei e le attività che pubblicano il proprio indirizzo senza un avviso di rifiuto. La documentazione dei consensi va conservata.
• Corea del Sud: consenso preventivo esplicito. L’unica eccezione è la pubblicità di beni dello stesso tipo agli indirizzi raccolti direttamente tramite una transazione a pagamento, entro sei mesi dalla sua fine. Inserisca (광고) all’inizio dell’oggetto e riconfermi il consenso ogni due anni.
• Taiwan: non esiste una legge antispam; si applica la legge sulla protezione dei dati personali. Indichi la finalità di marketing al momento della raccolta, resti entro tale finalità e smetta subito quando qualcuno rifiuta.

Convinzioni errate frequenti

• «Le email B2B non richiedono mai il consenso.» Dipende dal paese. Germania e Corea del Sud richiedono il consenso preventivo anche per gli indirizzi aziendali, e in Canada il consenso implicito copre solo i messaggi pertinenti al lavoro della persona.
• «Chi ha acquistato una volta può ricevere email per sempre.» In Canada il consenso implicito termina due anni dopo l’acquisto, e in Corea l’eccezione sei mesi dopo la fine della transazione.
• «Un link di disiscrizione rende legale qualsiasi email.» Tutti i paesi richiedono la disiscrizione, ma fuori dagli Stati Uniti serve anche una base per inviare.
• «Un’email che chiede il consenso va bene.» In Giappone le linee guida governative considerano un’email che chiede il consenso come un’email promozionale a sua volta.

Liste acquistate e indirizzi raccolti con lo scraping

In Canada, Australia, Giappone e Corea del Sud, e per i privati nell’UE e nel Regno Unito, non può scrivere a una lista acquistata senza consenso (per gli indirizzi aziendali nell’UE e nel Regno Unito dipende dal paese e dal destinatario); Australia e Corea del Sud vietano inoltre la raccolta di indirizzi con software. Negli Stati Uniti non è illegale, ma Google chiede ai mittenti di non acquistare indirizzi email, e gli indirizzi inattivi e le spam trap delle liste acquistate peggiorano il recapito di tutta la Sua lista.