E-Mail-Vorlage für Betriebsferien
Eine Mitteilung zu Betriebsferien hilft Kunden, sich auf Ihre Abwesenheit einzustellen. Neben den Daten sollten Sie sagen, was mit Bestellungen, Versand und Support während der Schließung passiert. Das erspart Ihnen nach der Rückkehr einen Berg verwirrter E-Mails.
Beispiele für Betreffzeilen
- Betriebsferien vom [Beginn] bis [Ende]
- Wir machen Betriebsferien
- Unser Büro ist am [Datum] geschlossen
- Bis [Bestellschluss] bestellen, vor den Feiertagen geliefert
Guten Tag [Anrede] [Nachname], vom [Beginn] bis einschließlich [Ende] ist unser Betrieb geschlossen. Ab [Wiedereröffnung] sind wir wieder für Sie da. Bestellungen und Versand - Bestellungen bis [Bestellschluss], [Uhrzeit] Uhr, versenden wir noch vor der Schließung. - Spätere Bestellungen versenden wir ab [Wiedereröffnung]. Support Nachrichten, die während der Schließung eingehen, beantworten wir ab [Wiedereröffnung] in der Reihenfolge des Eingangs. In dringenden Fällen erreichen Sie [Notfallkontakt]. Vielen Dank für Ihr Verständnis und schöne Feiertage! [Ihr Name] [Firma] --- [Firma] GmbH [Straße Hausnummer], [PLZ] [Ort] E-Mail: [Kontakt-E-Mail] Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie den Newsletter von [Firma] abonniert haben. Newsletter abbestellen: [Abmeldelink]
So schreiben Sie die E-Mail
- Nennen Sie Schließ- und Öffnungsdatum jeweils mit Wochentag.
- Behandeln Sie Bestellungen, Versand, Support und Zahlungen getrennt. Behalten Sie nur, was für Ihr Unternehmen zutrifft.
- Wenn Sie einen Notfallkontakt anbieten, sagen Sie, wofür er gedacht ist.
- Schreiben Sie die Daten in die Betreffzeile, damit die Nachricht auch ungeöffnet ihren Zweck erfüllt.
Wann Sie sie verschicken
Ein bis zwei Wochen vor der Schließung ist ein guter Standard. Wenn es einen Bestellschluss für den Versand gibt, muss die E-Mail vorher ankommen.
Bei einer ungeplanten Schließung schicken Sie eine kurze Mitteilung, sobald Sie davon wissen.
Die Fußzeile ist Pflicht
In Deutschland braucht E-Mail-Werbung die vorherige ausdrückliche Einwilligung der Empfänger (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). In jeder Ausgabe darf der Absender nicht verschleiert werden (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 a UWG), der Auftraggeber muss klar identifizierbar sein (§ 6 Abs. 1 DDG), und es muss eine gültige Adresse für die Abbestellung geben (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 c UWG). Der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ein Newsletter, der für Ihre Produkte oder Leistungen wirbt, ist Werbung.
Die Fußzeile am Ende des Beispiels deckt diese Punkte ab. Erstellen Sie sie einmal mit dem Fußzeilen-Generator und verwenden Sie sie in jeder Ausgabe, damit nichts fehlt. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Gesetze; prüfen Sie die Regeln des Landes, in dem Ihre Empfänger sitzen.
So entsteht diese E-Mail mit Newsletter Ready
Wenn Ihre Öffnungszeiten über die Feiertage auf Ihrer Website stehen, kann die E-Mail aus diesem Beitrag entworfen werden. So stimmen die Daten in der E-Mail mit denen auf Ihrer Website überein.
- Newsletter Ready prüft stündlich Ihre News- oder Blog-Übersicht oder Ihren RSS-Feed und übernimmt neue Beiträge (bis zu 10 auf einmal).
- Die Ausgabe wird aus bis zu 6 der neuesten, noch nicht verwendeten Beiträge entworfen. Sie enthält nur Fakten aus diesen Beiträgen und verlinkt unter jedem Abschnitt die Quelle.
- Vor Ihrer Freigabe wird nichts verschickt.
- Absenderangaben und Abmeldelink werden automatisch eingefügt. Die Abmeldung ist ein Klick, und Bounces sowie Spam-Beschwerden werden automatisch gesperrt.
- Tragen Sie auf der Startseite Ihre Website-URL ein und sehen Sie in etwa einer Minute eine Musterausgabe, ohne Registrierung. Der Free-Tarif umfasst 300 Abonnenten und 4 Ausgaben im Monat.
Newsletter-Vorlagen und Beispiele
Quellen
- § 7 UWG (Unzumutbare Belästigungen)
- § 6 DDG (Besondere Pflichten bei kommerziellen Kommunikationen)
- DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679), Art. 4, 6, 7 und 83, Erwägungsgrund 32
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