Modèle d’e-mail de fermeture pour congés
Un e-mail de fermeture aide vos clients à s’organiser pendant vos congés. Au-delà des dates, dites-leur ce qu’il advient des commandes, des livraisons et du support pendant la fermeture. Vous éviterez une avalanche de messages perplexes à votre retour.
Exemples d’objets
- Congés : fermeture du [Date de début] au [Date de fin]
- Nous fermons pour les congés
- Fermeture de nos bureaux le [Date]
- Commandez avant le [Date limite] pour être livré avant les fêtes
Bonjour [Prénom], Nos bureaux seront fermés pour congés du [Date de début] au [Date de fin] inclus. Nous rouvrirons le [Date de réouverture]. Commandes et livraisons - Les commandes passées avant le [Date limite] à [Heure] seront expédiées avant la fermeture. - Les commandes passées après cette date seront expédiées à partir du [Date de réouverture]. Support Nous répondrons aux messages reçus pendant la fermeture dans l’ordre d’arrivée, à partir du [Date de réouverture]. En cas d’urgence, contactez [Contact d’urgence]. Merci de votre compréhension et bonnes fêtes. [Votre nom] [Entreprise] --- [Entreprise] SAS [Numéro et rue], [Code postal] [Ville] Contact : [adresse e-mail de contact] Vous recevez cet e-mail car vous êtes inscrit(e) à la newsletter de [Entreprise]. Se désabonner : [lien de désabonnement]
Comment le rédiger
- Indiquez les dates de fermeture et de réouverture avec les jours de la semaine.
- Traitez séparément commandes, livraisons, support et paiements. Ne gardez que ce qui concerne votre activité.
- Si vous proposez un contact d’urgence, précisez à quoi il sert.
- Mettez les dates dans l’objet pour que le message soit utile même sans être ouvert.
Quand l’envoyer
Une à deux semaines avant la fermeture est un bon choix par défaut. S’il y a une date limite d’expédition, veillez à ce que l’e-mail arrive avant.
En cas de fermeture imprévue, envoyez un court message dès que vous le savez.
Le pied de page n’est pas facultatif
En France, la prospection par e-mail est encadrée par l’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques (CPCE) et par le RGPD. Chaque message doit indiquer l’identité de l’annonceur et offrir un moyen simple et gratuit de se désabonner, en pratique un lien dans chaque numéro. Le retrait du consentement doit être aussi simple que son recueil (article 7, paragraphe 3, du RGPD).
Envers des particuliers, il faut aussi leur consentement préalable, sauf l’exception clients pour des produits ou services analogues de la même entreprise. Pour les professionnels, la CNIL admet l’envoi sans consentement si le message est en rapport avec leur activité, qu’ils ont été informés et qu’ils peuvent s’opposer simplement.
Le pied de page à la fin de l’exemple réunit l’expéditeur, ses coordonnées et le lien de désabonnement. Créez-le une fois avec le générateur de pied de page et réutilisez-le dans chaque numéro pour ne rien oublier.
Rédiger ce message avec Newsletter Ready
Si vos horaires de congés sont publiés sur votre site, l’e-mail peut être rédigé à partir de cet article : les dates de l’e-mail correspondent ainsi à celles de votre site.
- Chaque heure, l’outil consulte votre page d’actualités ou de blog, ou votre flux RSS, et récupère les nouveaux articles (jusqu’à 10 à la fois).
- Il rédige un numéro à partir de 6 articles au plus parmi les plus récents que vous n’avez pas encore utilisés. Il n’écrit que des faits présents dans ces articles et place un lien vers la source sous chaque section.
- Rien n’est envoyé avant votre validation.
- Les informations sur l’expéditeur et le lien de désabonnement sont ajoutés automatiquement. Le désabonnement se fait en un clic, et les rebonds et plaintes pour spam sont supprimés automatiquement.
- Indiquez l’URL de votre site sur la page d’accueil pour voir un numéro d’exemple en une minute environ, sans inscription. L’offre gratuite couvre 300 abonnés et 4 numéros par mois.
Modèles et exemples de newsletter
Sources
- CNIL : Les règles d’or de la prospection par courrier électronique
- Article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques (Légifrance)
Cette page est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique.