Emails para promocionar un webinar o seminario: cuándo enviarlos y qué escribir

Por qué pasan desapercibidos los emails de eventos

Un único aviso se pasa por alto con facilidad. Pero enviar varios correos en pocos días hace que aumenten las bajas.

Decidir el calendario de envíos con antelación le ayuda a no enviar de más y a no olvidarse de ningún aviso.

Cuándo enviar cada email

• De 3 a 4 semanas antes: primer aviso con el tema, la fecha, a quién va dirigido y cómo inscribirse
• De 1 a 2 semanas antes: más detalles, como ponentes, qué aprenderán los asistentes y opiniones de ediciones anteriores
• Unos días antes del cierre de inscripciones: un recordatorio para quienes aún no se han inscrito
• La víspera: una confirmación a los inscritos con la hora, el lugar o el enlace y lo que deben preparar
• Después: agradecimiento, presentación o grabación y la fecha del próximo evento

Cómo estructurar la invitación

Ponga el tema y la fecha en el asunto. Empiece con una o dos frases sobre a quién va dirigido y qué aprenderá el asistente, y después indique fecha, hora, lugar o plataforma, precio, plazas y fecha límite de inscripción.

Coloque el enlace de inscripción cerca del principio y repítalo al final. Deje los detalles completos y la biografía de los ponentes en la página del evento.

Qué enviar entre un evento y otro

• Un resumen del último evento para quienes no pudieron asistir
• Las preguntas más frecuentes de los asistentes, con sus respuestas
• Una breve encuesta para elegir el tema del próximo
• Artículos de sus ponentes o comentarios sobre noticias del sector
• Novedades de la empresa, como nuevos servicios u horarios

Puntos a tener en cuenta

• Pida permiso antes de difundir los nombres de los asistentes o sus respuestas a encuestas.
• Si cambia la fecha, el lugar o el enlace, avise a los inscritos cuanto antes.
• Cuando se agoten las plazas, envíe un aviso de cierre y deje de promocionarlo.

Lo básico de la LSSI y el RGPD

En España, la LSSI se aplica a las comunicaciones comerciales por correo electrónico, incluidas las newsletters. Necesita la solicitud o autorización expresa previa del destinatario, salvo con clientes con una relación contractual previa y para productos o servicios similares de su propia empresa (art. 21 LSSI). La regla se aplica también cuando escribe a empresas.

Cada envío debe identificarse como comunicación comercial, identificar al remitente e incluir una forma sencilla y gratuita de darse de baja (arts. 20 y 21.2 LSSI). Puede crear un pie adecuado con el generador de pies de email; la guía «Newsletter y RGPD en España» lo explica en detalle.

Inscribirse en un webinar no implica aceptar la newsletter. Si añade una casilla para suscribirse en el formulario de inscripción, déjela sin marcar y guarde el texto que vio cada persona y la fecha en que aceptó.

Preguntas frecuentes

Newsletters por sector

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