Plantilla de email de invitación a eventos y webinars
La gente decide en pocos segundos si asistirá. Necesita la fecha, la hora, el lugar, a quién va dirigido y cómo inscribirse. La plantilla siguiente agrupa esos datos en un bloque y usa un único enlace de inscripción.
Ejemplos de asunto
- Le invitamos: [Nombre del evento] el [Fecha]
- Webinar gratuito: [Tema] ([Fecha])
- Acompáñenos en [Nombre del evento]
- Quedan [Número] plazas para [Nombre del evento]
Hola, [Nombre]: El [Fecha] celebramos [Nombre del evento] y nos gustaría contar con usted. Para quién es - [Ejemplo de público 1] - [Ejemplo de público 2] Qué veremos [Dos o tres líneas sobre el contenido] Ponente: [Nombre del ponente], [Cargo] Datos prácticos - Fecha y hora: [Fecha], de [Hora de inicio] a [Hora de fin] (hora peninsular) - Lugar: [Sala y dirección] / En línea a través de [Plataforma] - Precio: [Precio o Gratuito] - Plazas: [Número], por orden de inscripción - Inscripción hasta: [Fecha límite] Inscríbase aquí: [URL de la página de inscripción] ¿Tiene alguna pregunta? Responda a este correo. Le esperamos, [Su nombre] [Empresa] --- [Empresa], S.L. [Calle y número], [Código postal] [Ciudad] ([Provincia]) Contacto: [Email de contacto] Recibe este correo porque se suscribió a la newsletter de [Empresa]. Darse de baja: [Enlace de baja]
Cómo redactarlo
- Agrupe la fecha, la hora, la zona horaria, el lugar, el precio y el plazo en un único bloque de datos.
- Una lista breve de «para quién es» ayuda a los lectores a decidir rápido.
- Si es presencial y en línea a la vez, explique cómo elegir.
- Mencione las plazas restantes solo si la cifra es real.
Cuándo enviarlo
Envíe la primera invitación con unas semanas de antelación, y antes aún si el evento exige desplazarse u organizarse.
Unos días antes de que cierre la inscripción, envíe un recordatorio a quienes no se hayan inscrito. Los recordatorios del día anterior, envíelos solo a los inscritos y por separado de la newsletter.
El pie no es opcional
En España, la LSSI exige que cada comunicación comercial por correo electrónico sea claramente identificable como tal, que identifique a la empresa que la envía y que incluya un procedimiento sencillo y gratuito para darse de baja (arts. 20, 21.2 y 22.1 LSSI). Una newsletter que promociona sus productos o servicios es una comunicación comercial.
Además, salvo con clientes con una relación contractual previa, necesita la solicitud o autorización expresa previa del destinatario (art. 21 LSSI), y retirar el consentimiento debe ser tan fácil como darlo (art. 7.3 RGPD).
El pie al final del ejemplo recoge el remitente, la dirección, el contacto y el enlace de baja. Créelo una vez con el generador de pies de email y reutilícelo en cada número para que no se pierda nada.
Cómo redactarlo con Newsletter Ready
Si el evento está publicado en su web, la invitación puede redactarse a partir de esa publicación. Las fechas y el lugar se toman tal como figuran en el artículo, con un enlace a la página del evento.
- Revisa cada hora su página de noticias o de blog, o su feed RSS, y detecta los artículos nuevos (hasta 10 cada vez).
- Redacta un número con hasta 6 de los artículos más recientes que aún no haya usado. Solo escribe datos que figuran en esos artículos y enlaza a la fuente bajo cada sección.
- No se envía nada hasta que usted lo aprueba.
- Los datos del remitente y el enlace de baja se añaden automáticamente. Darse de baja requiere un solo clic, y los rebotes y las quejas por spam se bloquean de forma automática.
- Introduzca la URL de su web en la página de inicio y verá un número de muestra en aproximadamente un minuto, sin registrarse. El plan gratuito incluye 300 suscriptores y 4 números al mes.
Plantillas y ejemplos de newsletter
Fuentes
- Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI), texto consolidado (BOE)
- AEPD: Publicidad no deseada
Esta página es información general, no asesoramiento jurídico.