Darf ich ihnen meinen Newsletter senden? Einwilligungs-Check für 8 Länder und Regionen

So funktioniert es

• Wählen Sie, wo der Empfänger sitzt und ob es eine geschäftliche Adresse oder eine Privatperson ist. Für das Vereinigte Königreich wählen Sie zwischen Corporate Subscribern (Unternehmen und Ähnliches) und Einzelunternehmern, weil dort unterschiedliche Regeln gelten.
• Wählen Sie, woher Sie die Adresse haben. Bei Bestandskunden und Anfragen kann eine Folgefrage kommen, etwa wann der Kauf war.
• Sie sehen ein Ergebnis, die Begründung, was in jede E-Mail gehört und was Sie dokumentieren sollten. Alles läuft in Ihrem Browser, es wird nichts gesendet.

Was die Ergebnisse bedeuten

• Versand erlaubt: Sie haben eine Grundlage für den Versand, etwa weil die Person sich angemeldet hat. Die Regeln zu Absenderangabe und Abmeldung müssen Sie trotzdem einhalten.
• Erlaubt unter Bedingungen: Eine gesetzliche Ausnahme erlaubt den Versand, aber mit Bedingungen wie einer Frist oder einer Beschränkung der Inhalte. Prüfen Sie die Bedingungen in der Begründung.
• Legal, aber dringend abzuraten: nicht verboten, führt aber wahrscheinlich zu Beschwerden und Spamfilterung.
• Nicht erlaubt: Sie brauchen vor dem Versand eine Einwilligung.
• Kommt darauf an: Die Antwort hängt vom Land oder den Umständen ab, wie bei geschäftlichen Adressen in der EU. Prüfen Sie die Regeln im Land des Empfängers.

Die Regeln nach Land und Region

• EU: Grundsätzlich ist eine Einwilligung nötig. Die Ausnahme ist das Soft-Opt-in (Bestandskunden-Ausnahme) für Ihre eigenen ähnlichen Produkte an Kunden, deren Adresse Sie bei einem Verkauf erhalten haben. Geschäftliche Adressen werden je nach Land unterschiedlich behandelt: Deutschland verlangt eine Einwilligung (§ 7 UWG), Frankreich erlaubt berufsbezogene B2B-E-Mails ohne Einwilligung.
• USA: CAN-SPAM setzt auf Opt-out, eine vorherige Einwilligung ist also nicht nötig. Jede E-Mail braucht eine Werbekennzeichnung (ohne ausdrückliche Einwilligung), eine Postanschrift und eine funktionierende Abmeldung. Gmail und Yahoo erwarten, dass Sie nur an Personen senden, die sich angemeldet haben.
• Vereinigtes Königreich: Für Privatpersonen, einschließlich Einzelunternehmern, brauchen Sie eine Einwilligung oder das Soft-Opt-in (Verkäufe und Verkaufsverhandlungen). Corporate Subscriber brauchen keine Einwilligung, Sie müssen sich aber zu erkennen geben, und für Adressen namentlich bekannter Personen gilt die UK GDPR.
• Kanada: CASL verlangt eine ausdrückliche oder stillschweigende Einwilligung. Eine stillschweigende Einwilligung aus einem Kauf gilt zwei Jahre, aus einer Anfrage sechs Monate. Visitenkarten und veröffentlichte Adressen decken nur Nachrichten ab, die für die berufliche Tätigkeit der Person relevant sind.
• Australien: Der Spam Act verlangt eine ausdrückliche oder abgeleitete Einwilligung. Veröffentlichte Adressen decken nur Nachrichten ab, die für die berufliche Tätigkeit der Person relevant sind, und Software zum Adressensammeln sowie damit erstellte Listen sind verboten. Abmeldungen müssen innerhalb von fünf Werktagen wirksam werden.
• Japan: Opt-in. Ausnahmen gelten für Personen, die Ihnen ihre Adresse schriftlich gegeben haben (etwa auf einer Visitenkarte), für Personen in einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen und für Unternehmen, die ihre eigene Adresse ohne Ablehnungshinweis veröffentlichen. Einwilligungsnachweise müssen aufbewahrt werden.
• Südkorea: ausdrückliche vorherige Einwilligung. Die einzige Ausnahme ist Werbung für gleichartige Waren an Adressen, die Sie direkt im Rahmen eines entgeltlichen Geschäfts erhoben haben, innerhalb von sechs Monaten nach dessen Abschluss. Setzen Sie (광고) an den Anfang des Betreffs und bestätigen Sie die Einwilligung alle zwei Jahre erneut.
• Taiwan: Es gibt kein Anti-Spam-Gesetz; es gilt das Datenschutzgesetz. Nennen Sie beim Erheben den Marketingzweck, bleiben Sie in diesem Rahmen und stellen Sie den Versand sofort ein, wenn jemand ablehnt.

Häufige Irrtümer

• „B2B-E-Mails brauchen nie eine Einwilligung.“ Das hängt vom Land ab. Deutschland und Südkorea verlangen auch für geschäftliche Adressen eine vorherige Einwilligung, und in Kanada deckt die stillschweigende Einwilligung nur Nachrichten ab, die für die berufliche Tätigkeit der Person relevant sind.
• „Wer einmal gekauft hat, darf für immer angeschrieben werden.“ In Kanada endet die stillschweigende Einwilligung zwei Jahre nach dem Kauf, in Südkorea die Ausnahme sechs Monate nach Abschluss des Geschäfts.
• „Mit Abmeldelink ist jede E-Mail legal.“ Jedes Land verlangt eine Abmeldemöglichkeit, aber außerhalb der USA brauchen Sie zusätzlich eine Grundlage für den Versand überhaupt.
• „Eine E-Mail, die um Einwilligung bittet, ist in Ordnung.“ In Japan behandeln die behördlichen Leitlinien eine E-Mail, die um Einwilligung bittet, selbst als Werbe-E-Mail.

Gekaufte Listen und gesammelte Adressen

In Kanada, Australien, Japan und Südkorea sowie bei Privatpersonen in der EU und im Vereinigten Königreich dürfen Sie eine gekaufte Liste nicht ohne Einwilligung anschreiben (bei geschäftlichen Adressen in der EU und im Vereinigten Königreich hängt es vom Land und vom Empfänger ab), und Australien und Südkorea verbieten zudem das Sammeln von Adressen mit Software. In den USA ist es nicht illegal, aber Google fordert Absender auf, keine E-Mail-Adressen zu kaufen, und tote Adressen und Spam-Fallen in gekauften Listen verschlechtern die Zustellung an Ihre gesamte Liste.