E-mailtemplate voor een vakantiesluiting
Een sluitingsbericht helpt klanten om rekening te houden met uw vakantie. Vertel naast de data ook wat er tijdens de sluiting gebeurt met bestellingen, verzending en support. Zo voorkomt u een stapel verwarde e-mails als u weer open bent.
Voorbeelden van onderwerpregels
- Vakantiesluiting: gesloten van [Begindatum] t/m [Einddatum]
- We zijn even met vakantie
- Kantoor gesloten op [Datum]
- Bestel vóór [Uiterste datum] voor levering vóór de feestdagen
Beste [Voornaam], Ons kantoor is wegens vakantie gesloten van [Begindatum] tot en met [Einddatum]. Vanaf [Datum heropening] zijn we weer bereikbaar. Bestellingen en verzending - Bestellingen die vóór [Uiterste datum] om [Tijd] binnen zijn, worden vóór de sluiting verzonden. - Latere bestellingen verzenden we vanaf [Datum heropening]. Support Berichten die tijdens de sluiting binnenkomen, beantwoorden we vanaf [Datum heropening] in volgorde van binnenkomst. Voor dringende zaken kunt u terecht bij [Noodcontact]. Bedankt voor uw geduld en alvast fijne feestdagen. [Uw naam] [Bedrijfsnaam] --- [Bedrijfsnaam] B.V. [Straat en huisnummer], [Postcode] [Plaats] U ontvangt deze e-mail omdat u zich hebt aangemeld voor de nieuwsbrief van [Bedrijfsnaam]. Geen nieuwsbrief meer ontvangen? Afmelden: [Afmeldlink]
Zo schrijft u hem
- Noem de sluitingsdata en de datum van heropening, met weekdagen.
- Behandel bestellingen, verzending, support en betalingen apart. Houd alleen over wat voor uw bedrijf geldt.
- Biedt u een noodcontact, zeg dan waarvoor het bedoeld is.
- Zet de data in de onderwerpregel, zodat het bericht ook werkt zonder dat het wordt geopend.
Wanneer u hem verstuurt
Een tot twee weken voor de sluiting is een goed uitgangspunt. Is er een uiterste verzenddatum, zorg dan dat de e-mail daarvóór aankomt.
Bij een onverwachte sluiting stuurt u een kort bericht zodra u het weet.
De footer is niet optioneel
Elke commerciële e-mail moet de werkelijke identiteit van de afzender vermelden en een geldig adres waar de ontvanger zich kan afmelden (art. 11.7, lid 7, Telecommunicatiewet). Een nieuwsbrief waarin u uw producten of diensten onder de aandacht brengt, valt daaronder. Afmelden moet volgens de ACM snel en kosteloos kunnen.
Mail bovendien alleen mensen die vooraf toestemming hebben gegeven, of bestaande klanten over eigen gelijksoortige producten of diensten, mits zij in elk bericht bezwaar kunnen maken (art. 11.7, lid 1 en 4, Tw). In België en de andere EU-landen gelden vergelijkbare regels op basis van de ePrivacyrichtlijn, met nationale verschillen.
De footer onderaan het voorbeeld bevat deze gegevens. Maak hem één keer met de footergenerator en gebruik hem in elke editie, zodat er niets wegvalt.
Dit opstellen met Newsletter Ready
Staan uw vakantietijden op uw website, dan kan de e-mail uit dat bericht worden opgesteld, zodat de data in de e-mail overeenkomen met die op uw site.
- Het controleert elk uur uw nieuws- of blogoverzicht, of uw RSS-feed, en pikt nieuwe artikelen op (maximaal 10 tegelijk).
- Het stelt een editie op uit maximaal 6 van de nieuwste artikelen die u nog niet hebt gebruikt. Het schrijft alleen feiten die in die artikelen staan en zet onder elk onderdeel een link naar de bron.
- Er wordt niets verstuurd voordat u goedkeurt.
- Afzendergegevens en de afmeldlink worden automatisch toegevoegd. Afmelden kan met één klik, en bounces en spamklachten worden automatisch geblokkeerd.
- Plak de URL van uw website op de startpagina en zie binnen ongeveer een minuut een voorbeeldeditie, zonder aan te melden. Het gratis abonnement is goed voor 300 abonnees en 4 edities per maand.
Nieuwsbrieftemplates en voorbeelden
Bronnen
Deze pagina bevat algemene informatie en is geen juridisch advies.