Mag ik ze mijn nieuwsbrief sturen? Toestemmingscheck voor 8 landen en regio’s

Zo werkt het

• Kies waar de ontvanger zich bevindt en of het om een zakelijk adres of een particulier gaat. Kies voor het VK tussen corporate subscribers (bedrijven en vergelijkbare organisaties) en eenmanszaken, omdat de regels verschillen.
• Kies hoe u aan het adres bent gekomen. Bij bestaande klanten en vragen krijgt u soms een vervolgvraag, bijvoorbeeld wanneer ze hebben gekocht.
• U ziet een oordeel, de reden, wat elke e-mail moet bevatten en wat u moet vastleggen. Alles draait in uw browser en er wordt niets verstuurd.

Wat de oordelen betekenen

• U mag versturen: u hebt een grondslag om te versturen, bijvoorbeeld omdat de persoon zich heeft aangemeld. U moet zich nog steeds houden aan de regels over identificatie en afmelden.
• Toegestaan onder voorwaarden: een uitzondering in de wet staat versturen toe, maar met voorwaarden, zoals een termijn of waarover u mag mailen. Controleer de voorwaarden in de reden.
• Legaal, maar sterk afgeraden: niet verboden, maar het leidt waarschijnlijk tot klachten en spamfiltering.
• Niet toegestaan: u hebt toestemming nodig voordat u verstuurt.
• Hangt ervan af: het antwoord verschilt per land of door de details, zoals bij zakelijke adressen in de EU. Controleer de regels in het land van de ontvanger.

De regels per land en regio

• EU: toestemming is de regel. De uitzondering is de soft opt-in voor uw eigen soortgelijke producten aan klanten van wie u het adres bij een verkoop hebt gekregen. Zakelijke adressen worden per land verschillend behandeld: Duitsland vereist toestemming, terwijl Frankrijk functiegerelateerde B2B-e-mail zonder toestemming toestaat.
• Verenigde Staten: CAN-SPAM werkt met opt-out, dus voorafgaande toestemming is niet vereist. Elke e-mail heeft een reclamevermelding nodig (zonder affirmative consent), een fysiek postadres en een werkende afmeldmogelijkheid. Gmail en Yahoo verwachten dat u alleen mailt naar mensen die zich hebben aangemeld.
• Verenigd Koninkrijk: particulieren, inclusief eenmanszaken, vereisen toestemming of de soft opt-in (verkoop en onderhandelingen over een verkoop). Corporate subscribers hebben geen toestemming nodig, maar u moet zich identificeren, en de UK GDPR geldt voor persoonlijke adressen.
• Canada: CASL vereist uitdrukkelijke of stilzwijgende toestemming. Stilzwijgende toestemming uit een aankoop geldt twee jaar, uit een vraag zes maanden. Visitekaartjes en gepubliceerde adressen gelden alleen voor berichten die relevant zijn voor de functie van de persoon.
• Australië: de Spam Act vereist uitdrukkelijke of afgeleide toestemming. Gepubliceerde adressen gelden alleen voor berichten die relevant zijn voor de functie van de persoon, en software voor het verzamelen van adressen en daarmee gemaakte lijsten zijn verboden. Afmeldingen moeten binnen vijf werkdagen ingaan.
• Japan: opt-in. Uitzonderingen gelden voor mensen die u hun adres schriftelijk hebben gegeven (zoals op een visitekaartje), mensen met wie u een zakelijke relatie hebt, en bedrijven die hun eigen adres publiceren zonder weigeringsmelding. Toestemmingen moeten worden vastgelegd.
• Zuid-Korea: uitdrukkelijke voorafgaande toestemming. De enige uitzondering is reclame voor dezelfde soort goederen aan adressen die u rechtstreeks via een betaalde transactie hebt verkregen, binnen zes maanden na het einde ervan. Zet (광고) aan het begin van het onderwerp en vraag elke twee jaar een herbevestiging van de toestemming.
• Taiwan: er is geen specifieke antispamwet; de Personal Data Protection Act is van toepassing. Vermeld het marketingdoel bij het verzamelen, blijf binnen dat doel en stop direct als iemand weigert.

Veelvoorkomende misverstanden

• ‘B2B-e-mail vereist nooit toestemming.’ Dat hangt af van het land. Duitsland en Zuid-Korea vereisen ook voor zakelijke adressen voorafgaande toestemming, en in Canada geldt stilzwijgende toestemming alleen voor berichten die relevant zijn voor de functie van de persoon.
• ‘Wie één keer heeft gekocht, mag u voor altijd mailen.’ In Canada eindigt de stilzwijgende toestemming twee jaar na de aankoop, en in Korea de uitzondering zes maanden na het einde van de transactie.
• ‘Met een afmeldlink is elke e-mail legaal.’ Elk land vereist een afmeldmogelijkheid, maar buiten de VS hebt u daarnaast in de eerste plaats een grondslag nodig om te versturen.
• ‘Een e-mail waarin u om toestemming vraagt, mag altijd.’ In Japan behandelen de overheidsrichtlijnen een e-mail waarin om toestemming wordt gevraagd zelf als marketingmail.

Gekochte lijsten en gescrapete adressen

In Canada, Australië, Japan en Zuid-Korea, en voor particulieren in de EU en het VK, mag u een gekochte lijst niet zonder toestemming mailen (voor zakelijke adressen in de EU en het VK hangt het af van het land en de ontvanger), en Australië en Zuid-Korea verbieden ook het verzamelen van adressen met software. In de VS is het niet illegaal, maar Google zegt afzenders geen e-mailadressen te kopen, en dode adressen en spamtraps op gekochte lijsten drukken de bezorging van uw hele lijst.