Excuusmail aan klanten en zakelijke relaties met AI

Zo werkt het

1. Beschrijf het incident met de bekende feiten: datum, wat er fout was en wat klopt.
2. Vul in wie getroffen zijn en wat u gaat doen (optioneel, maar nuttig).
3. Kies de ontvangers, klik op „Genereren met AI”, vul de [invulvelden] in en controleer alles vóór verzending.

De opbouw van een goede excuusmail

• Eerst de excuses, met duidelijk waarvoor.
• De feiten, kort. Loopt het onderzoek nog, zeg dat dan in plaats van te gissen.
• Wat het voor de lezer betekent, wat u doet en of de lezer iets moet doen.
• Wat u verandert zodat het niet opnieuw gebeurt, concreet.
• Een afsluiting met een bereikbare contactpersoon.

Wat excuses geloofwaardig maakt

• Snelheid: meld nu wat u weet en beloof een update.
• Verantwoordelijkheid: „wij hebben een fout gemaakt”, zonder een leverancier de schuld te geven.
• Nuchterheid: heldere feiten werken beter dan veel spijtbetuigingen.
• Geen geïmproviseerde beloftes: noem terugbetaling of korting alleen als die besloten is.

Als persoonsgegevens betrokken zijn

Zijn e-mailadressen of andere gegevens gelekt, bijvoorbeeld door een lijst in de cc, vermeld dan precies welke. Volgens de AVG kan een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur en het informeren van de betrokkenen verplicht zijn. Overleg vóór verzending met uw functionaris gegevensbescherming of adviseur.

Veelgestelde vragen